Năm bí quyết của chuyên gia PR tài năng

Các phóng viên báo chí hàng ngày nhận hàng trăm email và cuộc gọi điện thoại từ các hoạt động trong lĩnh vực quan hệ cộng đồng PR vì thế họ phải lựa chọn những lời giới thiệu quyến rũ nhất. Vậy nên làm gì khi muốn nói chuyện cho các phóng viên những thông tin cần thiết để mọi người biết đến? Bằng cách nào để tạo nên sự khác biệt trong thông tin của mình mà không phải tốn nhiều công sức? Các chuyên gia PR có kinh nghiệm thường sử dụng 5 bí quyết tuy đơn giản như hiệu quả sau đây: 1. Lôi kéo các phóng viên vào cuộc đối thoại Chẳng ai thích ngồi nghe thuyết giảng hoặc bị dồn ép bởi hàng tá thông báo, đặc biệt là những nhà báo đang lo vận hạn nộp bài đã hết. Thay vào đó, trong lúc gọi điện thoại bằng cách đặt ra cho họ một câu hỏi. Hãy độ ở họ những lời khuyên hơn là sự quan hoài ngay tức thì của họ đối với tin tưởng.# Của bạn. Chẳng hạn, hãy hỏi họ về những chuyện nào họ thật sự muốn nghe. Bằng cách xin những lời khuyên, bạn sẽ sớm nhận biết điều gì sẽ tạo ấn tượng cho các nhà báo. Từ đó, bạn sẽ tìm ra lối xúc tiếp hợp hơn, một cơ may mới cho một cuộc trò chuyện trong tương lai. 2. Sử dụng email hợp lý Do thông báo trong lĩnh vực PR thường gấp gáp, người làm PR phải tiếp xúc với càng nhiều phóng viên trong một khoảng thời kì càng ngắn càng tốt, do đó họ thiết kế một email có nội dung ngắn gọn làm “lời chào hàng”. Nhưng đó không phải là một cách làm sáng ý vì nó đánh đồng sờ soạng sự quan hoài hoặc các khía cạnh chuyên nghiệp của các nhà báo như nhau. Tốt hơn là nên chuyên chú thiết kế từng mối thông giao của mình với các ký giả khác nhau. Xoành xoạch xưng hô bằng tên họ của họ một cách trang trọng, xác thực với lời mở màn ngắn gọn nhưng lịch sự. Khi bạn diễn tả mình biết rõ về những mối quan tâm chuyên môn của một cá nhân chủ nghĩa nào đó thì bạn đã chỉ cho họ thấy rằng bạn đã phải tốn khá nhiều thời gian tìm hiểu về họ. Bằng cách này bạn đã làm tăng khả năng phúc đáp từ các nhà báo. 3. Đồng cảm với tình cảm của ký giả Một yếu tố tối quan yếu cần phải nghĩ đến trong lúc tiếp cận một nhà báo chính là thời gian hoàn tất bài viết của họ. Thỉnh thoảng, dù nội dung thông báo của bạn hết sức tốt đẹp, nhưng email của bạn có thể bị gác sang một bên. Phòng ngừa trường hợp đó, hãy chịu thương chịu khó gọi điện để nhắc nhà báo nhớ tới bạn. Hãy thấu hiểu được khối lượng công việc một nhà báo phải đảm đương trong những khoảng thời gian nhất quyết, để không gọi điện cho họ vào những thời khắc không hiệp. Có thể giãi tỏ sự đồng cảm với cảnh ngộ này bằng cách mở màn câu chuyện bằng một câu hỏi: Xin hỏi tôi có điện đến đúng lúc không? Hãy luôn giữ gìn một thái độ thật chuyên nghiệp và lịch thiệp. Nếu phóng viên đang bận, bạn nên hỏi họ khoảng thời kì nào hạp nhất cho một cuộc gọi lại, hoặc nếu không thể gọi lại cho họ, thì hỏi họ liệu việc gửi thêm một lá email sẽ hữu ích hay không. Thường nhật, các nhà báo rất mở lòng với những lựa chọn khác, đặc biệt khi bạn thổ lộ sự thấu hiểu và sau đó liệt kê ra cho họ những cách thức đáp lại. 4. Hiểu nghề báo chí và xuất bản Một cách tiếp cận với các phóng viên, một ít hiểu biết chuyên môn của bạn sẽ làm cuộc nói chuyện trở nên dài hơn. Hãy tự thực hiện một số gieo rắc về tờ báo bạn đang tiếp xúc, tìm hiểu tờ báo nào bạn đọc đang hướng đến, các nội dung chính, chuyên mục chính. Sau đó hay nghiên cứu về những bài, tin của phóng viên mà bạn có quan hệ để hiểu những đề tài mà người ấy quan tâm. Những điều đó sẽ cho bạn gợi ý hay về các thức lôi kéo sự để ý của nhà báo. Khi soạn một email hoặc chuẩn bị cho một cú điện thoại để thương thảo, hay chú ý thật kỹ đến những lý do tại sao người đọc có lợi từ các thông báo của bạn. 5. Hãy hồi âm nếu phóng viên tìm đến mình Trong khi bạn đang xây dựng mối quan hệ với giới báo chí, lại có khả năng các phóng viên tự tìm đên bạn. Cho dù đó là một cú điện thoại nằm ngoài sự trông mong của bạn, hãy luôn nhớ rằng một khả năng phúc đáp chóng vánh luôn tạo nên sự dị biệt cho chính công việc PR của bạn. Hãy xoành xoạch đáp lại những tin nhắn của họ, cho dù bạn không thể thu thập thêm thông tin mới của họ. Bên cạnh việc có được một động thái độ ứng xử chuyên nghiệp, bạn còn tạo lập được niềm tin cho họ cũng như phát triển mối quan hệ thêm một bước mới. Những mối quan hệ truyền thông vững chắc là một bệ phóng an toàn cho bất kỳ chiến lược PR nào. Có thể năm bí quyết trên ít nhiều mang tính tổng quát, nhưng hầu hết chúng đều bị quên lãng, nhầm lẫn hoặc bỏ qua một bên trong đống công việc bừa bãi hàng ngày của các chuyên gia PR. Bằng cách dễ dàng thêm đôi chút thời kì cũng như đầu tư một tẹo sức lực, bạn có thể sẽ mang đến cho mình hàng tá cơ hội đưa danh tiếng công ty lên các phương tiện thông tin đại chúng.